Opgavedefinitioner – overblik
En opgavedefinition er en skabelon, der genererer opgaver igen og igen. Fx opretter definitionen Tænd ovne, grill og kaffemaskine en opgave hver dag. Kun ledere kan se og redigere definitioner. Medarbejdere ledes tilbage til Opgaver.
Åbn listen
Sektion kaldt “Åbn listen”- Gå til Opgaver.
- Tryk Administrer definitioner øverst til højre.
Siden Opgavedefinitioner viser skabelonerne i en tabel:
| Kolonne | Indhold |
|---|---|
| Titel | Navn. Tryk for at redigere. |
| Kategori | Fx Åbning, Rengøring, Compliance |
| Prioritet | Lav, Normal, Høj, Kritisk |
| Tidsplan | Fx Hver dag, Ugentligt: tir, fre, Månedligt den 15., Efter behov |
| Sted | Lokationen |
| Status | Aktiv eller Arkiveret |
Arkiverede definitioner vises dæmpet nederst i listen, så historikken bevares.
Bemærk: Definitionerne Egenkontrol: … stammer fra virksomhedens egenkontrolplan. Tidsplanen Efter behov betyder, at opgaven kun oprettes, når en medarbejder trykker + Ny måling.
Aktivér og arkivér
Sektion kaldt “Aktivér og arkivér”Det er ikke en kontakt. En definition er Aktiv, indtil du arkiverer den.
- Åbn definitionen ved at trykke på titlen.
- Tryk Arkivér definition (rød knap nederst).
- Bekræft. Ventende opgaver fjernes; udført historik beholdes.
Arkivering stopper nye opgaver, og de ventende opgaver forsvinder fra listerne. Det, der allerede er udført, forbliver.
Vigtigt: Der findes ingen “slet” for definitioner, kun arkivering. På den måde mister du aldrig dokumentationen for, hvad der blev udført.
Redigér
Sektion kaldt “Redigér”Når du gemmer ændringer, fjernes fremtidige ventende opgaver i de næste 7 dage og oprettes igen efter den nye definition. Udførte og sprungne opgaver rører vi ikke.
Ofte stillede spørgsmål
Sektion kaldt “Ofte stillede spørgsmål”Hvorfor kan jeg ikke se menuen? Du er ikke leder. Bed en leder om at rette din rolle.
En titel står to gange, fx “Egenkontrol: Adskillelse — Adskillelse”. Det er navnet, der kommer fra egenkontrolplanen. Du kan rette titlen i definitionen.