Tilsyn og dokumentation
Når Fødevarestyrelsen kommer på tilsyn, spørger de typisk efter jeres egenkontrolprogram og efter, at I følger det. Siden her peger på, hvor du finder de enkelte ting i heyStaff. Den er ikke juridisk rådgivning, og hvad tilsynet beder om, afgøres af tilsynet.
Hvad kan I vise?
Sektion kaldt “Hvad kan I vise?”| Tilsynet vil se | Find det her |
|---|---|
| At I har et program | Forsiden under Egenkontrol: planens version, status og beskrivelse |
| Hvad I kontrollerer | Kontrolpunkterne og deres kritiske grænser |
| Hvad personalet gør ved fejl | Korrigerende handlinger på hvert kontrolpunkt |
| At I faktisk måler | Grafen Målinger over tid og de udførte opgaver |
| Hvordan I håndterer afvigelser | Afvigelseslog med Handling og tidspunkt |
| Hvor varerne kommer fra | Varemodtagelse og Sporbarhed med følgesedler |
| At programmet gennemgås | Aktiviteten Årlig kontrol og revision |
Før tilsynet
Sektion kaldt “Før tilsynet”- Åbn Egenkontrol, og se at planen er Aktiv.
- Gå gennem Åbne afvigelser. Løs det, der er løst i virkeligheden.
- Åbn afvigelsesloggen med perioden Alle.
- Tjek graferne for huller, hvor målinger mangler.
- Se at Årlig kontrol og revision er udført i år.
Under tilsynet
Sektion kaldt “Under tilsynet”Vis skærmen på en computer eller tablet. Medarbejdere kan vise opgaver direkte på mobilen. Du kan åbne et kontrolpunkt og skifte mellem 7, 30 og 90 dage på grafen.
Eksport og udskrift
Sektion kaldt “Eksport og udskrift”Egenkontrol har endnu ikke en indbygget PDF- eller CSV-eksport. Dokumentationen vises på skærmen, og I kan fx tage skærmbilleder af afvigelsesloggen og kontrolpunkterne, hvis I skal vedlægge dem i en mail eller en sagsmappe.
Vigtigt: Gem de fysiske dokumenter, som jeres program kræver, selv om I også registrerer digitalt. heyStaff erstatter ikke jeres egen vurdering af, hvad I skal opbevare.
Indstillinger
Sektion kaldt “Indstillinger”Der er ingen særskilte egenkontrol-indstillinger i Indstillinger. Siden “Compliance & arbejdstid” handler om arbejdstidsregler for vagtplanen og har ikke noget med egenkontrol at gøre. Hvad der kontrolleres, og hvor ofte, indstilles på kontrolpunkterne og deres overvågningsplaner (se Kontrolpunkter, grænser og planer). Tilgangen til modulet styres af jeres abonnement.
Ofte stillede spørgsmål
Sektion kaldt “Ofte stillede spørgsmål”Hvor længe gemmes registreringerne? Hvor længe I skal opbevare dokumentationen, afhænger af reglerne for jeres virksomhed. Spørg Fødevarestyrelsen eller jeres kontaktperson hos heyStaff, før I rydder op i gamle data.
Kan en medarbejder rette en gammel måling? Nej. Efter to minutter er en registrering låst.
Hvad hvis vi mangler målinger fra en dag? Skriv det som en afvigelse eller en note, så det er dokumenteret, hvorfor der er et hul.