Udgiv ugen og regler

Vagter oprettes som kladder. Først når du udgiver dem, kan medarbejderne se dem, og først da bliver timelønnen låst fast på vagten. Det er lederen eller vagtansvarlig, der udgiver.

Overskriften viser én kladde, og knappen viser antallet: Udgiv uge (1).

Udgiv hele ugen

1. Gå til ugen i Vagtplan og kontrollér, at alle vagter er på plads. Kladder har gul farve.
2. Tjek tallene øverst: Planlagte timer og Forventede omkostninger.
3. Klik Udgiv uge (N), hvor N er antal kladder.
4. Vagterne skifter til grøn, og overskriften viser nu flere udgivet og færre kladder.

Knappen er slukket, når der ingen kladder er. Hvis ingen af kladderne kan udgives, får du beskeden Ingen kladder blev udgivet, typisk fordi en medarbejder mangler et obligatorisk kursus.

Udgiv én vagt

Åbn vagten og klik Udgiv nederst i dialogen. Det er nyttigt, hvis du kun vil sende en enkelt vagt ud.

Hvad får medarbejderen?

• En notifikation med titlen Ny vagt på din plan og vagtens dato og tid.
• Vagten dukker op under Mine vagter.
• Ved Aflys får medarbejderen notifikationen Vagt aflyst.

Ledige vagter (uden medarbejder) udgives på samme måde og vises for alle under Ledige vagter hos medarbejderne.

Ændringer efter udgivelse

En udgivet vagt kan ikke slettes, kun Aflyses. Redigerer du en udgivet vagt tæt på starten, kræver systemet en begrundelse:

1. Åbn vagten og ret tider eller medarbejder.
2. Skriv en begrundelse i Override-årsag (hvis inden for varsel-vindue).
3. Klik Gem ændringer.

Standard er 14 dages varsel. Ligger vagten tættere på, skal feltet udfyldes, ellers afvises ændringen. Længden på varslet ændres under Compliance & arbejdstid i indstillingerne.

Vigtigt: Begrundelsen bliver gemt i revisionssporet, så den kan ses bagefter. Skriv noget konkret, fx “Kollega syg, byttet med Mathilde”.

Arbejdstidsregler

Siden Compliance & arbejdstid under indstillinger gemmer jeres tærskler: maks. timer pr. uge, minimumshvile mellem vagter (standard 11 timer), antal dage i træk og 4-måneders gennemsnit.

Vigtigt: I dag viser vagtplanen endnu ikke automatiske advarsler eller blokeringer for timegrænser eller hviletid, når du bygger ugen. Hold selv øje med hvile og ugentlige timer, fx ved at tælle sammen i Planlagte timer og tjekke den enkelte medarbejders række.

Det system tjekker automatisk, når du tildeler en vagt, er:

• At medarbejderen har en aktiv ansættelse på lokationen.
• At medarbejderen har gennemført obligatoriske kurser.
• At vagter ikke overlapper, når en medarbejder selv tager en ledig vagt.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg fortryde en udgivelse? Nej. Du kan aflyse vagten, så får medarbejderen besked.

Ændrer timelønnen sig, hvis kontrakten ændres efter udgivelse? Nej. Satsen er gemt på vagten ved udgivelsen, så historiske omkostninger er stabile.